L'ONE lance Mon Equipe

L'ONE, en pleine transformation digitale, lance son nouveau portail PRO "Mon Equipe". Un outil pour remplir de manière fluide et intuitive toutes les données liées aux collaborateurs. L'objectif est de minimiser le temps passé à l'administratif et de valoriser les différents secteurs.

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Découvrez ci-dessous comment fonctionne le portail et rendez-vous sur www.pro.one.be pour connaître toutes les informations sur l'application.

 1. Informations spécifiques par secteurs

Accueil Petite Enfance - collectif (subventionné ou non)

  • Le personnel de direction, d’encadrement, PMS quel que soit leur statut (employé, indépendant…).
  • Le personnel logistique et administratif (qui est employé ou ouvrier).
    • Par exemple, un personnel administratif qui prend les inscriptions par téléphone pour l’accueil petite enfance, et aussi les renseignements pour l’école maternelle. Son contrat (temps de travail, salaire, dates…) ne fait pas la distinction entre ses différents rôles. Dans ce cas, on vous demande d’encoder son contrat ‘global’ dans la partie contrat, et dans la fonction du secteur lié à l’ONE, de mettre le temps de travail de cette fonction. S’il n’y a pas de temps de travail défini, vous pouvez mettre une approximation. Si vous estimez que le temps consacré au(x) secteur(s) liés à l’ONE n’est pas significatif, vous ne devez pas encoder la personne.
  • Le personnel logistique (par exemple, en cuisine) qui serait employé par un autre organisme (par exemple, la commune) mais qui effectue une fonction au sein du milieu d’accueil.
  • Les stagiaires (pour les raisons expliquées ici).
  • Les autres personnes en contact régulier avec les enfants (exemples : “mamie conteuse”, ou membres du ménage si la structure d’accueil est dans le domicile).
  • Il ne faut pas encoder :
    • Les personnes rémunérées par des titres services (sauf si elles sont “autres personnes en contact régulier avec les enfants”)
    • Un ‘Saint Nicolas’ qui viendrait une fois par an.

Il faut encoder aussi bien les titulaires de postes que les remplaçants. Dans une prochaine version de l’outil, vous pourrez indiquer lorsqu’une personne est absente.

La fonctionnalité “copier le contrat” vous permet de dupliquer toutes les données d’un contrat (sauf les dates) pour facilement encoder les personnes avec plusieurs CDD qui se suivent ou pour lesquels un avenant au contrat est fait.

 

  • Via le portail PRO : les personnes auxquelles le PO donne accès (via itsme ou eID, ou via le login & le mot de passe)
  • À l’ONE:
    • Les coordinateurs et coordinatrices accueil et conseillers pédagogiques ont accès aux données liées aux fonctions, temps de travail, formations, mais n’ont pas accès aux données liées à la rémunération.
    • Les agents responsables des subsides ont accès à toutes les données encodées.
    • Les agents amenés à accompagner les utilisateurs qui rencontrent des problèmes ont accès à toutes les données encodées.

Quand un agent ONE accède à la fiche d’une personne, pour la consulter ou la modifier, le système informatique garde une trace de son activité (conformément au règlement RGPD).

  • Au niveau des statistiques globales, anonymisées et non traçables vers une personne ni un milieu d’accueil spécifique :
    • l’ONE ; 
    • Les politiques ; 
    • Les fédérations et représentants des travailleurs ; 
    • ...vous!

Le timing de cette étape dépendra du niveau d’encodage du secteur.

  • La situation du mois de janvier 2021 doit être encodée pour le 30 avril 2021.
  • Ensuite, vous pouvez encoder au fur et à mesure, avec au minimum une mise à jour une fois par an (pour toute l’année écoulée).
  • Pour les personnes subventionnées par l’ONE, un encodage trimestriel est nécessaire à partir du 2ème trimestre 2021. Celui-ci aura la même échéance que pour la demande de subside papier actuelle.

D’une part, les données encodées serviront aux différents services de l’ONE qui vous demandent actuellement ces informations en version papier, par email, pdf, excel, etc.  De cette façon, vous serez amenés à n'encoder qu'une seule fois des données qui seront traitées par différents services.

D’autre part, elles serviront aussi de manière globale à des fins de statistiques budgétaires prévisionnelles et aux négociations sectorielles lors de futurs accords du non-marchand. C’est pour cette dernière raison que l’outil est lancé maintenant (avant que les subsides en ligne ne soient finalisés), avec comme échéance le 30 avril 2021.

Les divers aspects de la demande de subside sont en cours de digitalisation. "Mon équipe" en est la première partie, et nous travaillons à digitaliser les prestations trimestrielles ainsi que les présences d’enfants, afin de pouvoir vous proposer d’introduire les demandes de subsides du 2eme trimestre 2021 complètement en ligne, de façon efficace et intuitive. La date de lancement et les trimestres concernés seront confirmés dès que possible, et les formulaires papier resteront d’application d’ici là. Pour les raisons expliquées dans la question précédente (A quoi ces données vont-elles servir et pourquoi ces échéances?), il faudra donc encoder certaines données sur papier et sur le portail pro pendant un trimestre.

Cf. email du 22/02/2021 envoyé aux structures concernées.

Accueil Petite Enfance - services d’accueil d’enfant (SAE)

  • Le personnel d’encadrement (accueillant.e.s) sous statut salarié : les personnes sont déjà encodées, veuillez compléter leur fiches. Si vous constatez qu’il manque une personne, veuillez contacter monequipe(at)one.be (et ne pas l’encoder comme nouvelle personne dans le portail)
  • Le personnel PMS ou de direction du service
  • Le personnel logistique et administratif (qui est employé ou ouvrier)
  • Les autres personnes en contact régulier avec les enfants (exemple: “mamie conteuse”, ou membres du ménage si la structure d’accueil est dans le domicile)
  • Il ne faut pas encoder:
    • Les personnes rémunérées par des titres services (sauf si elles sont “autres personnes en contact régulier avec les enfants”).
    • Un "Saint Nicolas" qui viendrait une fois par an.

Vous constaterez que les personnes qui avaient été encodées dans la liste du personnel du portail PRO ont déjà été récupérées.

Pour le personnel de votre PO qui travaille pour le Service, mais également pour d’autres lieux/secteurs, veuillez l’indiquer comme suit :

  • Si la personne a un contrat spécifique pour le service, encodez ce contrat.
  • Si la personne a un contrat ‘global’ qui ne fait pas la distinction entre ses différents rôles (un salaire, une expérience, …) . Dans ce cas, on vous demande d’encoder son contrat "global", et dans la fonction, de mettre le temps de travail de cette fonction. S’il n’y a pas de temps de travail défini, vous pouvez mettre une approximation. 

Il faut encoder aussi bien les titulaires de posts que les remplaçants. Dans une prochaine version de l’outil, vous pourrez indiquer lorsqu’une personne est absente.

La fonctionnalité "copier le contrat" vous permet de dupliquer toutes les données d’un contrat (sauf les dates) pour facilement encoder les personnes avec plusieurs CDD qui se suivent ou pour lesquels un avenant au contrat est fait.

  • Via le portail PRO: les personnes auxquelles le PO donne accès (via itsme ou eID, ou le login & mot de passe)
  • À l’ONE:
    • Les coordinateurs et coordinatrices accueil et conseillers pédagogiques: ont accès aux données liées aux fonctions, temps de travail, formations, mais n’ont pas accès aux données liées à la rémunération.
    • Les agents responsables des subsides ont accès à toutes les données encodées
    • Les agents amenés à accompagner les utilisateurs qui rencontrent des problèmes ont accès à toutes les données encodées.

Quand un agent ONE accède à la fiche d’une personne, pour la consulter ou la modifier, le système informatique garde une trace de son activité (conformément au règlement RGPD).

  • Au niveau des statistiques globales, anonymisée et pas retraçable vers une personne ni un milieu d’accueil spécifique :
    • l’ONE ;
    • Les politiques ;
    • Les fédérations et représentants des travailleurs ;
    • ...vous!

Le timing de cette étape dépendra du niveau d’encodage du secteur.

  • La situation du mois de janvier 2021 doit être encodée pour le 30 avril 2021.
  • Ensuite, vous pouvez encoder au fur et à mesure, avec au minimum une mise à jour une fois par an (pour toute l’année écoulée).
  • Pour les personnes subventionnées par l’ONE, nous vous préciserons la fréquence d’encodage requise pour la demande de subside, une fois le reste du processus digitalisé.

D’une part, les données encodées serviront aux différents services de l’ONE qui vous demandent actuellement ces informations en version papier, par email, pdf, excel, etc.

D’autre part, elles serviront aussi de manière globale à des fins de statistiques budgétaires prévisionnelles et aux négociations sectorielles lors de futurs accords du non-marchand. C’est principalement pour cette dernière raison que l’outil est lancé maintenant (avant que les subsides en ligne ne soient finalisés) et que la 1ere échéance est au 30 avril 2021.

Les Services d’Accueil Spécialisé de la Petite Enfance (SASPE), les Services de garde d’Enfants Malades à Domicile (SAEMD)

  • Le personnel d’encadrement  
  • Le personnel PMS ou de direction du service
  • Le personnel logistique et administratif (qui est employé ou ouvrier)
  • Les autres personnes en contact régulier avec les enfants (exemple: "mamie conteuse", ou membres du ménage si la structure d’accueil est dans le domicile)
  • Il ne faut pas encoder:
    • Les personnes rémunérées par des titres services (sauf si elles sont "autres personnes en contact régulier avec les enfants").
    • Un "Saint Nicolas’"qui viendrait une fois par an.

 

Pour le personnel de votre PO qui travaille pour le Service, mais également pour d’autres lieux/secteurs, veuillez l’indiquer comme suit:

  • Si la personne a un contrat spécifique pour le service, encodez ce contrat.
  • Si la personne a un contrat ‘global’ qui ne fait pas la distinction entre ses différents rôles (un salaire, une expérience, …), alors on vous demande d’encoder son contrat ‘global’, et dans la fonction, de mettre le temps de travail de cette fonction. S’il n’y a pas de temps de travail défini, vous pouvez mettre une approximation. 

Il faut encoder aussi bien les titulaires de posts que les remplaçants. Dans une prochaine version de l’outil, vous pourrez indiquer lorsqu’une personne est absente.

La fonctionnalité "copier le contrat" vous permet de dupliquer toutes les données d’un contrat (sauf les dates) pour facilement encoder les personnes avec plusieurs CDD qui se suivent ou pour lesquels un avenant au contrat est fait.

  • Via le portail PRO: les personnes auxquelles le PO donne accès (via itsme ou eID, ou le login & mot de passe)
  • À l’ONE:
    • Les coordinateurs et coordinatrices accueil et conseillers pédagogiques: ont accès aux données liées aux fonctions, temps de travail, formations, mais n’ont pas accès aux données liées à la rémunération.
    • Les agents responsables des subsides ont accès à toutes les données encodées
    • Les agents amenés à accompagner les utilisateurs qui rencontrent des problèmes ont accès à toutes les données encodées.

Quand un agent ONE accède à la fiche d’une personne, pour la consulter ou la modifier, le système informatique garde une trace de son activité (conformément au règlement RGPD).

  • Au niveau des statistiques globales, anonymisée et pas retraçable vers une personne ni un milieu d’accueil spécifique :
    • l’ONE ;
    • les politiques ;
    • les fédérations et représentants des travailleurs ;
    • ...vous!

Le timing de cette étape dépendra du niveau d’encodage du secteur.

  • La situation du mois de janvier 2021 doit être encodée pour le 30 avril 2021.
  • Ensuite, vous pouvez encoder au fur et à mesure, avec au minimum une mise à jour une fois par an (pour toute l’année écoulée).
  • Pour les personnes subventionnées par l’ONE, nous vous préciserons la fréquence d’encodage requise pour la demande de subside, une fois le reste du processus digitalisé.

D’une part, les données encodées serviront aux différents services de l’ONE qui vous demandent actuellement ces informations en version papier, par email, pdf, excel, etc.

D’autre part, elles serviront aussi de manière globale à des fins de statistiques budgétaires prévisionnelles et aux négociations sectorielles lors de futurs accords du non-marchand. C’est principalement pour cette dernière raison que l’outil est lancé maintenant (avant que les subsides en ligne ne soient finalisés) et que la 1ere échéance est au 30 avril 2021.

Service de promotion de la santé à l’école (PSE)

Tous les membres de l’équipe, quel que soit leur statut d’emploi.

Pour le personnel de votre PO qui travaille pour le service PSE, mais également pour d’autres lieux/secteurs, veuillez l’indiquer comme suit :

  • Si la personne a un contrat spécifique pour le service PSE, encodez ce contrat.
  • Si la personne a un contrat ‘global’ qui ne fait pas la distinction entre ses différents rôles pour la PSE et autres (un salaire, une expérience, …), alors on vous demande d’encoder son contrat ‘global’, et dans la fonction, de mettre le temps de travail de cette fonction. S’il n’y a pas de temps de travail défini, vous pouvez mettre une approximation.  Ce cas devrait être assez rare, n’hésitez pas à utiliser le champs ‘commentaire’ pour donner une explication.

Il faut encoder aussi bien les titulaires de posts que les remplaçants. Dans une prochaine version de l’outil, vous pourrez indiquer lorsqu’une personne est absente.

La fonctionnalité “copier le contrat” vous permet de dupliquer toutes les données d’un contrat (sauf les dates) pour facilement encoder les personnes avec plusieurs CDD qui se suivent, ou pour lesquels un avenant au contrat est fait.

  • Via le portail PRO: les personnes auxquelles le PO donne accès (via itsme ou eID, ou le login & mot de passe)
  • À l’ONE :
    • Les agents du département accompagnement travaillant pour le secteur des PSE
    • Les agents amenés à accompagner les utilisateurs qui rencontrent des problèmes

Quand un agent ONE accède à la fiche d’une personne, pour la consulter ou la modifier, le système informatique garde une trace de son activité (conformément au règlement RGPD).

  • Au niveau des statistiques globales, anonymisée et pas retraçable vers une personne ni un milieu d’accueil spécifique :
    • l’ONE ;
    • les politiques ;
    • les fédérations et représentants des travailleurs ;
    • ...vous!

Le timing de cette étape dépendra du niveau d’encodage du secteur.

  • La situation du mois de janvier 2021 doit être encodée pour le 30 avril 2021.
  • Ensuite, vous pouvez encoder au fur et à mesure, avec au minimum une mise à jour une fois par an (pour toute l’année écoulée).
  • Au moment de l’envoi de votre rapport d’activité annuel, veuillez-vous assurer que l’encodage dans mon équipe est à jour pour la période du rapport d’activité, afin que celui-ci remplace les informations du personnel qui étaient jusqu’à présent requises dans les rapports d’activités.   

D’une part, les données encodées serviront de manière globale à des fins de statistiques budgétaires prévisionnelles et aux négociations sectorielles lors de futurs accords du non-marchand. C’est principalement pour cette dernière raison que l’outil est lancé maintenant et que la 1ere échéance est au 30 avril 2021.

D'autre part, les données encodées serviront comme "annexe" aux rapports d’activités, afin de ne pas vous redemander ces informations une seconde fois sous différents formats.

Non, vous ne devez plus les encoder dans le cadastre SICE.

Équipes SOS-Enfants

Dans un premier temps, les agents ONE du service SOS-Enfants se chargent de l’encodage dans mon équipe pour les POs, sur base des informations reçues dans les demandes de subsides. Vous serez contactés pour les informations manquantes. Une fois l’encodage effectué, vous recevrez vos accès au portail.

2. Questions sur l’encodage

 

Cf. question spécifique par secteur. Pour tous les secteurs, il faut encoder le personnel titulaire de poste et les remplaçants. Dans une prochaine version de "Mon Équipe" vous pourrez indiquer lorsqu’une personne est absente.

Veuillez vérifier que vous encodez le numéro NISS et le nom de famille avec la bonne orthographe. En cas de message d’erreur bloquante, veuillez contacter le helpdesk, c’est probablement que la personne existe déjà dans notre base de données, mais que le nom de famille avait été encodé avec une erreur.

Il s’agit d’un problème à l’import (par exemple, s’il n’y avait qu’une seule case pour le nom et le prénom). Vous pouvez le corriger.

Il est indiqué "Belgique" par défaut. Si la personne n’est pas résident belge (par exemple, quelqu’un qui habite au Luxembourg), veuillez indiquer le pays correct.

Veuillez indiquer la commune de résidence de la personne. Cette donnée sera utilisée à des fins de statistiques globales de calcul de la distance travail-domicile des travailleurs de nos secteurs.

Elle est déduite du numéro NISS (pour les résidents belges). Il arrive que le NISS ne comprenne pas cette information, veuillez dans ce cas indiquer/corriger la date de naissance.

Les secteurs concernés sont :

  • SOS Enfant
  • Les Services de Promotion de la Santé à l’Ecole (PSE)
  • Les Milieux d’accueil collectif de la petite enfance
  • Les Services d’Accueillantes d’Enfants (SAE)
  • Les Services d’Accueil Spécialisé de la Petite Enfance (SASPE)
  • Les Services de garde d’Enfants Malades à Domicile (SAEMD)

Dans un second temps :

  • Les Services d’Accueil Extra Scolaire (AES1 et AES2)
  • Les Coordinations ATL (CATL)
  • Les Écoles de devoirs (EDD)
  • Les Services d’Accompagnement Périnatal (SAP)
  • ...

Le choix du secteur est une information obligatoire par le programme, car il détermine les champs qui apparaissent.

Cf. quelles personnes encoder pour votre secteur

Par exemple, vous êtes une ASBL, et vous bénéficiez de l’aide du personnel logistique de la commune pour le nettoyage du bâtiment.

Veuillez indiquer la date de début du contrat.

En cas de personne sans contrat (par exemple, une “mamie conteuse” en contact régulier avec les enfants) veuillez indiquer la date du début de la relation. Si cette personne met fin à son implication dans la structure, veuillez indiquer une date de fin. Ainsi, on ne vous demandera plus de mettre à jour les dates des documents à garder à disposition de l’ONE.

Le temps de travail

Afin de pouvoir calculer le “pourcentage équivalent temps plein”, nous demandons d’indiquer la référence du temps plein pour votre PO. Par défaut, il est mis à 38h. Si vous le modifiez à 36h ou 40h par exemple, le système retiendra ce choix et l’indiquera par défaut pour les prochaines créations de contrats et liens avec le PO.

Si vous avez des données importées, et que vous souhaitez modifier la référence temps plein pour tous vos collaborateurs, veuillez contacter le helpdesk.

Pour certaines personnes (exemple: indépendants) : le temps de travail peut varier de semaine en semaine. Nous recommandons alors de mettre une moyenne sur l’année.

L’équivalent temps plein (ETP) est calculé automatiquement sur base des heures de travail de la personne et de la référence temps plein du PO. Quelqu’un qui travaille à temps plein aura un ETP de 100%. Un mi-temps: 50%.

Au niveau de l’équipe, vous voyez une vue par type de fonction. Ainsi, si vous avez 3 puéricultrices, qui travaillent toutes à mi-temps, le personnel d'encadrement est à 150% ETP.

La case "subventionné ONE"

Veuillez cocher cette case si vous recevez des subventions de l’ONE pour cette personne même si la personne n’est pas subventionnée totalement par l’ONE et bénéficie d’un financement complémentaire. Les données seront utilisées par les gestionnaires de subsides, qui ont besoin de davantage d’information pour le personnel subventionné. Cocher cette case fait donc apparaître des champs supplémentaires (par exemple : pièce jointe du contrat).

Le contrat (pièce jointe)

Ce champ apparaît pour les personnes subventionnées par l’ONE. Veuillez insérer une copie du contrat de la personne.

La rémunération brute mensuelle

Veuillez indiquer la dernière rémunération brute connue pour laquelle la personne a presté son temps de travail complet. 

Il ne faut pas mettre à jour cette section avec les valeurs réelles tous les mois. Pour les personnes subventionnées ONE, cela sera repris dans un tableau mensuel demandé uniquement pour les personnes subventionnées ONE.

Veuillez indiquer une moyenne sur l’année.

La date de l’ancienneté barémique

Veuillez indiquer l’ancienneté pécuniaire que vous reconnaissez à l’employé. Vous avez la possibilité de l’encoder de plusieurs manières :

  • Indiquer la date d’engagement de la personne, et l’ancienneté reconnue à l’engagement. Par exemple, une personne engagée le 1/9/2019 avec 4 années d’ancienneté reconnues, aurait 4 années et 0 mois d’ancienneté reconnus en cette date. Si l’encodage se fait le 1/3/2021, le système calcul alors qu’il a 6 années et 5 mois d’ancienneté.
  • Si vous avez une fiche de salaire récente à disposition, sur laquelle l’ancienneté reconnue du mois est indiquée, vous pouvez indiquer ce mois et cette ancienneté.
  • Si vous avez calculé une date "fictive" de début d’ancienneté, vous pouvez choisir cette date et indiquer 0 ans et 0 mois d’ancienneté. Par exemple, une personne engagée le 1/9/2019 avec 4 années d’ancienneté reconnues. Sa date fictive de début d’ancienneté est donc le 1/9/2015.

La liste des lieux complète n'apparaît pas

Dans la liste des personnes, il n’y a que les personnes déjà encodées et leurs lieux. Si vous souhaitez ajouter une nouvelle personne dans un lieu, il vous suffit de cliquer sur « nouvelle personne ». Après avoir rempli les informations d’identification de la personne et de son contrat, vous pouvez lui assigner un lieu (dans la partie « fonction »). Une fois qu’au moins une personne du lieu est créée, celui-ci apparaît bien dans la liste de la page d’accueil.

Si le bon lieu n'apparaît pas dans cette liste, vérifiez avec votre administrateur que les bons droits d’accès vous ont été octroyés. Dans l’exemple ci-dessous, vous ne verrez que "la truite enchantée" dans les lieux.

Un ou plusieurs contrats ?

Si un contrat à plusieurs types de financement pour des temps de travail distincts, veuillez encoder un contrat par type de financement (deux mi-temps dans cet exemple). Vous pouvez facilement encoder un contrat à mi-temps, et ensuite le copier pour simplement modifier les données nécessaires (le financement, dans ce cas-ci).

Vous pouvez indiquer deux contrats (avec donc la même fonction, ancienneté, ...). L’un pour le mi-temps, l’autre pour le quart temps, en faisant attention aux dates de début et de fin de contrat qui ne seront pas identiques. Après avoir créé le 1er contrat, vous pouvez le ‘copier’ et ne modifier que les données nécessaires (dans cet exemple: les dates et le temps de travail, et télécharger l’avenant au contrat).

  1. Mettre une date de fin au contrat (date de début des APE pour cette personne, moins 1 jour) ;
  2. Copier le contrat ;
  3. Dans le nouveau contrat (qui s’est automatiquement ouvert) :
    • Mettre la date de début de contrat (date de début des APE pour cette personne) ;
    • Modifier l’encadrer financements pour y indiquer les points APE.

Pour faire un avenant à un contrat, veuillez :

  1. Mettre une date de fin au contrat en cours (date du jour avant l’entrée en vigueur de l’avenant) ;
  2. Cliquer sur "copier" le contrat ;
  3. Dans les dates, indiquer la date d’entrée en vigueur de l’avenant ;
  4. Modifier les champs nécessaires (par exemple, le temps de travail du contrat si la personne passe d’un mi-temps à un temps plein, et mettre la pièce jointe de l’avenant).

Les financements

Si un contrat a plusieurs types de financement pour des temps de travail distincts, veuillez encoder un contrat (le même) par type de financement. Vous pouvez facilement encoder un contrat à mi-temps, et ensuite le copier pour simplement modifier les données nécessaires (le financement, dans ce cas-ci). Plus d’information est disponible dans la question "un ou plusieurs contrats".

Si la personne a des points APE de ce type pour l’ONE, veuillez cocher cette case et indiquer le nombre de point.

  • Pour un temps plein : 6 points ; 
  • Pour un mi-temps : 3 points ;

Veuillez encoder le nombre de points pour lesquels vous recevez un subside APE pour la personne (qui peut être différent de son ‘passeport APE’). Par exemple :

  • Leila a un passeport APE de 10 points. Elle travaille à mi-temps, et vous lui avez assigné 2 points et réparti les autres points sur d’autres travailleurs : Han et Luc, 4 points chacun. Il faut donc indiquer 2 points pour Leila, et 4 pour ces deux collègues.
  • Hermione a un mi-temps subventionné par 3 points APE, et un mi-temps subventionné par l’ONE. Il faut :
    1. encoder son contrat à mi-temps avec 3 points ; 
    2. copier le contrat ;
    3. cocher la case ‘subventionné ONE’ et, supprimer les points APE et décocher la case APE.

Si vous avez d’autres sources de financements à l’emploi que ceux indiqués, vous ne devez pas les indiquer.

Formations initiales

Dans cette rubrique, il faut sélectionner le diplôme. Vous pouvez écrire le début du titre, et sélectionner le diplôme adéquat dans la liste déroulante. L’option “autre” vous permet d’inscrire une formation qui n’est pas présente dans la liste. 

Vous pouvez supprimer ou modifier une formation qui ne serait pas correcte.

Attention, à ce stade l’ONE ne fait pas de validation automatique sur les formations introduites et les fonctions exercées. Dans un second temps, nous voudrions afficher les fonctions que la personne est qualifiée à exercer sur base des formations introduites.

Dates des documents à garder à disposition de l’ONE (pour les secteurs accueil petite enfance: collectif, SAE, SAEMD)

Enfin, dans cette rubrique, nous vous demandons de préciser les dates relatives à l’extrait de casier judiciaire, au certificat médical de santé physique et psychique et à la preuve d’immunité contre la rubéole.

L’encodage ici remplace la nécessité de remplir le tableau du personnel (dont le pdf avait préalablement été publié sur le site de l’one).

Document

Périodicité

Personnes concernées

Certificat(s) médical de santé physique et psychique

1 fois par an

Toutes les personnes de plus de 15 ans appelées à être en contact régulier avec les enfants accueillis

Preuve d’immunité contre la rubéole

1 fois (à l’entrée en fonction dans le milieu d’accueil)

Personne de sexe féminin ayant entre 15 et 50 ans appelée à être en contact régulier avec les enfants accueillis

Original de l’extrait de casier judiciaire (Modèle 2)

Tous les 5 ans

Toutes les personnes ayant atteint l’âge de 18 ans et appelées à être en contact régulier avec les enfants accueillis

Questions sur l’application

Vous pouvez consulter les membres de votre équipe en cliquant sur leur nom.

 Il manque une personne ? Voici comment faire :

  1. Recueillez le numéro de registre national de la personne (pour les résidents Belges) et de certains documents en fonction du type de fonction et contrat de la personne (cf. FAQ) ;
  2. Cliquer sur « Nouvelle personne » ;
  3. Suivez les instructions pour compléter chaque rubrique... ;
  4. Vous pouvez sauvegarder l’encodage en cours de route, et y revenir par la suite ;
  5. L’encodage peut être effectué par vous-même et/ou d’autres personnes (utiliser le menu “gestion des utilisateurs” pour attribuer les droits d’accès) ;
  6. Une fois que tous les membres de l’équipe sont encodés, veuillez valider la liste pour chaque structure.

Vous pouvez aussi afficher les « personnes inactives » : c’est-à-dire les personnes dont le contrat a expiré, ou pour lesquelles il n’y a pas encore de date de contrat.

Le voyant "données incomplètes" apparaît dès qu’une information manque. Il apparaît donc beaucoup lorsque vous commencez l’encodage, ou que des personnes ont été importées d’une autre source de données. Ainsi, vous pouvez sauvegarder même si l’encodage n’est pas complet, et revenir facilement sur les données manquantes.

Lorsqu’il manque des données, les champs apparaissent :

  • En rouge : les données sont obligatoires, on ne peut pas sauvegarder (le secteur, le type de contrat/lien avec le PO, la fonction et le lieu).
  • En orange : on peut sauvegarder, mais on ne peut pas valider l’encodage d’un lieu tant que ce n’est pas complété.

3. Aides à l’encodage

Questions générales d'encodage

Pour le 30 avril 2021, nous vous demandons d’encoder la situation  du mois de janvier 2021. Si elle a énormément changé depuis, vous pouvez encoder la situation actuelle à la place.

La validation d’un lieu permet au système de savoir que l’encodage est finalisé pour ce lieu pour la période précisée (à partir du 1er janvier 2021). Ainsi, on peut le prendre en compte dans les statistiques (nombre de personnes travaillant dans le secteur, ancienneté moyenne, etc). 

Grâce à la validation, vous pouvez aussi travailler sur l’encodage en plusieurs fois, sans avoir besoin de “tout finir” afin de pouvoir enregistrer une personne.

Consultez la vidéo tutorielle.

Recueillez le numéro de registre national de la personne (pour les résidents Belges) et de certains documents en fonction du type de fonction et de contrat de la personne. 

Cliquez sur « Nouvelle personne ».

Le voyant "données incomplètes" apparaît dès qu’une information manque. Il apparaît donc beaucoup lorsque vous commencez l’encodage, ou que des personnes ont été importées d’une autre source de données. Ainsi, vous pouvez sauvegarder même si l’encodage n’est pas complet, et revenir facilement sur les données manquantes.  

Lorsqu’il manque des données, les champs apparaissent : 

En rouge : les données sont obligatoires, on ne peut pas sauvegarder (le secteur, le type de contrat/lien avec le PO, la fonction et le lieu). 

En orange : on peut sauvegarder, mais on ne peut pas valider l’encodage d’un lieu tant que ce n’est pas complété.  

!!! Les dates des documents ne font pas partie de la validation du lieu. Vous pouvez valider un lieu même si "données incomplètes" s'affiche à cause d'une date de document manquante ou expirée, et revenir sur Mon équipe pour les compléter lorsque vous aurez l'information.

  • Via le helpdesk (bouton ‘aide’ situé en haut à droite de l’écran lorsque vous êtes connectés sur Mon équipe) ; 
  • Via des vidéos tutorielles (les liens sont disponibles dans la bannière jaune présente sur la page d’accueil de votre PO sur la plateforme) ;
  • Via les vidéos des séances collectives spécigiques à chaque secteur ;
  • Via l’aide contextuelle prévue sur la plateforme (vous pouvez l’activer et la désactiver via le bouton ‘aide’, situé en haut à droite de l’écran) ;
  • Via les points d’info-bulles présents dans la plateforme (il vous suffit de cliquer sur le sigle ‘i’ pour que le texte apparaisse).

Cadre 1 : identification

"Belgique" est la première valeur proposée. Si la personne n’est pas résident belge (par exemple, quelqu’un qui habite au Luxembourg), veuillez indiquer le pays conforme. 

Pour les résidents belge, le numéro de registre national est demandé. Veuillez vérifier que vous encodez le numéro NISS (ou BISS) et le nom de famille avec la bonne orthographe. En cas de message d’erreur bloquante, veuillez contacter le helpdesk, c’est probablement que la personne existe déjà dans notre base de données, mais que le nom de famille avait été encodé avec une erreur.

Veuillez indiquer la commune de résidence de la personne, pour les résidents belges. Cette donnée sera utilisée à des fins de statistiques globales de calcul de la distance travail-domicile des travailleurs de nos secteurs. 

Si la personne habite dans une localité qui dépend d’une plus grande commune, il est possible que vous ne la retrouviez pas facilement. Dans une version prochaine, vous pourrez rechercher la commune sur base du code postal. En attendant, si vous ne connaissez pas le nom de la commune, vous pouvez la rechercher sur internet via le code postal ou le nom de la localité. 

Si la personne n’est pas résident belge, vous ne devez pas indiquer de commune.

Elle est déduite du numéro NISS (pour les résidents belges). Il arrive que le numéro de registre national ne comprenne pas cette information, veuillez dans ce cas indiquer/corriger la date de naissance.  

Cadre 2 : contrats et liens avec le PO

Généralités

Vous pouvez créer un contrat pour une fonction, puis copier ce contrat et indiquer l’autre fonction. Il y a deux exceptions à cette méthode:

  • Deux fonctions, mais un seul contrat et un seul salaire : vous pouvez n’indiquer qu’un seul contrat, et créer deux fonctions au sein de ce contrat (bouton à droite "nouvelle fonction". Si le temps de travail entre les deux fonctions n’est pas spécifié, vous pouvez faire une approximation. Attention, le total en ETP des différentes fonctions cumulées doit faire maximum 1 ETP dans le cas d’un temps plein).
  • Un ou une PMS subventionnée par l'ONE, qui endosse également la responsabilité de directeur ou directrice. Il faut indiquer tout son temps de travail comme PMS, et 0% comme directeur.rice (au sein du même contrat). Nous comprenons qu’en pratique, la personne travaille plus que 0% comme directeur ou directrice, mais tant que ce poste n’est pas subventionné, il ne faut pas diminuer le temps de travail de la fonction PMS pour pouvoir le comptabiliser. 

Consultez la vidéo tutorielle.

Pour faire un avenant à un contrat, veuillez :

  1. Mettre une date de fin au contrat en cours (date du jour avant l’entrée en vigueur de l’avenant) ;
  2. Cliquer sur "copier" le contrat ;
  3. Dans les dates, indiquer la date d’entrée en vigueur de l’avenant ;
  4. Modifier les champs nécessaires (par exemple, le temps de travail du contrat si la personne passe d’un mi-temps à un temps plein, et mettre la pièce jointe de l’avenant).

Dans la fiche de la personne, le dernier encadré vous permet d’encoder des absences. On vous demande de signaler les absences qui durent 1 mois ou plus. (Exception: pour le personnel subventionné par l’ONE de l’accueil petite enfance collectif: toutes les absences sont demandées, même lorsqu'elles ne durent qu'une demi-journée). 

Exemple 1: Ron s’est cassé la jambe pendant un match de quidditch. Il ne pourra pas revenir travailler pendant 2 mois. Vous encodez son absence (date de début et date de fin présumée (qui peut être modifiée si besoin), et la raison de l’absence. C’est terminé. 

Exemple 2: Gini est enceinte, elle est écartée de sa fonction de personnel d’encadrement. Elle preste également une fonction administrative, qu’elle peut continuer à exercer. 

  • Vous encodez la date de début de son absence, et la date de fin présumée (date de l’accouchement) et le motif ("maladie"). 
  • À l’écran suivant, vous voyez les différentes fonctions exercées. Par défaut, tout le temps de travail à été réduit à zéro pendant la durée de l’absence. Vous pouvez indiquer, dans le détail prévu à cet effet, que pour sa fonction administrative, son temps de travail n’est pas réduit. 
  • Lorsque le congé de maternité de Gini commence, vous pouvez créer une nouvelle absence, dans cette catégorie, impactant cette fois-ci à 100% toutes ses fonctions. 

    Exemple 3: Harry est devenu papa! Il décide de prolonger le congé de paternité par un mi-temps parental. 

  • Vous encodez l’absence de congé de paternité, qui est par défaut à 100%. 
  • Vous encodez une seconde absence pour le congé parental. Par défaut, elle est de 100%. Dans cet exemple, Harry continue à travailler à mi-temps. Sur l’écran de l’absence, dans "détails", vous pouvez modifier le temps de travail après absence.

1. Données du personnel 

Par exemple, vous êtes une ASBL, et vous bénéficiez de l’aide du personnel logistique de la commune pour le nettoyage du bâtiment.  

Dans les cas où il y a de nombreux travailleurs dans ce cas, il est acceptable d’encoder une seule personne (et de cumuler le temps de travail de chacun.e). L’important, c’est que l’aide logistique soit prise en compte (statistiques), en limitant, autant que possible, la lourdeur de l’encodage.

L’équivalent temps plein (ETP) est calculé automatiquement sur base des heures de travail de la personne et de la référence temps plein du PO. Quelqu’un qui travaille à temps plein aura un ETP de 100%. Un mi-temps : 50%.  Au niveau de l’équipe, vous avez une vue par type de fonction. Ainsi, si vous avez 3 puéricultrices, qui travaillent toutes à mi-temps, le personnel d'encadrement est à 150% ETP. 

Nous vous demandons d’inscrire une moyenne (par semaine).

Nous demandons d’indiquer la référence du temps plein pour votre PO. Par défaut, il est mis à 38h. Si vous le modifiez à 36h ou 40h par exemple, le système retiendra ce choix et l’indiquera par défaut pour les prochaines créations de contrats et liens avec le PO. Vous pourrez à nouveau modifier cette donnée au besoin.

Si vous avez des données importées, et que vous souhaitez modifier la référence temps plein pour tous vos collaborateurs, veuillez contacter le helpdesk.

Par exemple: une "mamie conteuse" : il s’agit en fait d’un volontaire (personnel d’encadrement).

Veuillez indiquer la date du début de la relation. Si cette personne met fin à son implication dans la structure, veuillez indiquer une date de fin. Ainsi, on ne vous demandera plus de mettre à jour les dates des documents à garder à disposition de l’ONE.  

Autre exemple: un membre du ménage (qui peut être en contact avec les enfants, et pour lequel le PO doit se procurer un extrait de casier judiciaire et d’autres documents): 

  • Pour un SAE : vous pouvez les indiquer dans la fiche de l’accueillant.e (bouton "ajouter un membre du ménage") puis sélectionner "autre personne en contact régulier avec les enfants") ;
  • Pour les autres structures : vous pouvez directement l’encoder comme "autre personne en contact régulier avec les enfants".

Cette donnée est utilisée pour des statistiques. Veuillez indiquer la dernière rémunération brute connue pour laquelle la personne a presté son temps de travail complet.  Il ne faut pas mettre à jour cette section tous les mois. Pour les personnes subventionnées ONE, cela sera repris dans un tableau mensuel demandé uniquement pour les personnes subventionnées ONE.  

Si la personne est sous mutuelle ou en congé longue durée, nous vous demandons d'indiquer tout de même le salaire brut normal (correspondant à son temps de travail spécifié dans son contrat, sans prendre en compte les absences éventuelles), cela nous permet de sortir des statistiques fiables.

Il faut mettre le montant correspondant au temps de travail. Par exemple, si la personne touche 3000€ pour son temps plein, mais que vous l’encodez comme un contrat mi temps et deux contrats quarts-temps :

  • Vous indiquez 1500 euros dans le premier contrat s'il s'agit d'un mi-temps ;
  • Vous copiez ce contrat, et indiquez ensuite 750 euros (en modifiant le temps de travail à un quart-temps) ;
  • Vous copiez à nouveau le contrat pour le dernier quart-temps en indiquant 750 euros comme rémunération brute ;
  • Dans la liste des contrats (dans la fiche de la personne), vous verrez un résumé qui fait la somme des rémunérations et des temps de travail (pour les contrats actifs) : cela vous aidera à vérifier que l’encodage est correct.

Veuillez encoder une moyenne.  

Par exemple (rémunération variant de mois en mois en fonction des charges et des rentrées) : vous pouvez prendre la rémunération de l’année passée totale, et la diviser par 12. 

Par exemple (salaire horaire): si la moyenne d'heure par semaine est de 10h, et que la rémunération horaire est de 40€, il y a en moyenne 4,3 semaines par mois, donc la rémunération moyenne mensuelle est de 1720€.

Consultez la vidéo tutorielle.

Veuillez indiquer l’ancienneté pécuniaire que vous reconnaissez à l’employé. Vous avez la possibilité de l’encoder de plusieurs manières : 

  • Indiquer la date d’engagement de la personne, et l’ancienneté reconnue à l’engagement. Par exemple, une personne engagée le 1/9/2019 avec 4 années d’ancienneté reconnues, aurait 4 années et 0 mois d’ancienneté reconnus en cette date. Si l’encodage se fait le 1/3/2021, le système calcule alors qu’elle a 6 années et 5 mois d’ancienneté. 
  • Si vous avez une fiche de salaire récente à disposition, sur laquelle l’ancienneté reconnue du mois est indiquée, vous pouvez indiquer ce mois et cette ancienneté. 
  • Si vous avez calculé une date "fictive" de début d’ancienneté, vous pouvez choisir cette date et indiquer 0 an et 0 mois d’ancienneté. Par exemple, une personne engagée le 1/9/2019 avec 4 années d’ancienneté reconnues. Sa date fictive de début d’ancienneté est donc le 1/9/2015.  

 Nous vous demandons de vérifier que cette ancienneté est toujours à jour.

2. Fonction

Par défaut, le temps de travail est repris dans la fonction. Il est modifiable dans les cas suivants: 

  • La personne a un contrat avec le PO qui couvre plusieurs secteurs (par exemple : personnel administratif qui travaille sur l’accueil petite enfance et sur l’enseignement maternel). La personne est à temps plein pour le PO (son contrat et son salaire correspondent à ce temps plein). Dans ce cas, il faut modifier le temps de travail de la fonction pour y mettre le temps consacré au secteur de la petite enfance (si ce n’est pas fixe, on peut mettre une approximation).
  • Deux fonctions, mais un seul contrat et un seul salaire : vous pouvez n’indiquer qu’un seul contrat, et créer deux fonctions au sein de ce contrat (bouton à droite "nouvelle fonction". Si le temps de travail entre les deux fonctions n’est pas spécifié, vous pouvez faire une approximation. Attention, le total en ETP des différentes fonctions cumulées doit faire maximum 1 ETP dans le cas d’un temps plein).
  • Un ou une PMS subventionnée par l'ONE, qui endosse également la responsabilité de directeur ou directrice. Il faut indiquer tout son temps de travail comme PMS, et 0% comme directeur ou directrice (au sein du même contrat). Nous comprenons qu’en pratique, la personne travaille plus que 0% comme directeur ou directrice, mais tant que ce poste n’est pas subventionné, il ne faut pas diminuer le temps de travail de la fonction PMS pour pouvoir le comptabiliser. 

3. Financements

Consultez la vidéo tutorielle.

Si un contrat a plusieurs types de financement pour des temps de travail distincts, veuillez encoder un contrat (le même) par type de financement. Vous pouvez facilement encoder un contrat avec un temps de travail spécifique, et ensuite le copier pour simplement modifier les données nécessaires (le financement, dans ce cas-ci). Plus d’informations sont disponibles dans la question "un ou plusieurs contrats".

Voici un exemple : Hermione a un mi-temps subventionné par 3 points APE, et un mi-temps subventionné par l’ONE. Il faut : 

  1. encoder son contrat à mi-temps, en cochant la case APE et en notifiant ses 3 points ;
  2. copier le contrat ;
  3. cocher la case "subventionné ONE", supprimer les points APE et décocher la case APE.

Dans la fiche de la personne, vous verrez la liste de tous les contrats. En bas à droite de cette liste, vous verrez la somme du temps de travail ainsi que celle de la rémunération totale (pour les contrats actifs). C’est une petite aide pour la vérification de l’encodage.

Veuillez cocher cette case si vous recevez des subventions de l’ONE pour cette personne même si la personne n’est pas subventionnée à 100% par l’ONE et bénéficie d’un financement complémentaire. Similairement aux autres financements, créez un contrat et copiez-le par type de financement afin d’indiquer le temps de travail spécifique à ce financement (s’il y en a un). 

Cocher cette case fait donc apparaître des champs supplémentaires (pièce jointe du contrat). Si les personnes effectivement subventionnées par l’ONE changent tous les trimestres, vous pouvez (mais ce n’est pas obligatoire) mettre cela à jour dans Mon équipe. En pratique, au moment de la demande de subside en ligne, vous pouvez sélectionner les personnes pour lesquelles vous demandez une subvention (tant que leurs données sont à jour dans Mon équipe pour le trimestre en question).  

Si la personne bénéficie des points APE de ce type pour l’ONE, veuillez cocher cette case et indiquer le nombre de points. Pour un temps plein : 6 points, pour un mi-temps : 3 points.

Veuillez encoder le nombre de points pour lesquels vous recevez un subside APE pour la personne (ce nombre peut être différent de son "passeport APE"). 

Par exemple : 

Leila a un passeport APE de 10 points. Elle travaille à mi-temps :  vous lui avez assigné 2 points et avez réparti les autres points sur d’autres travailleurs : Han et Luc, 4 points chacun. Il faut donc indiquer 2 points pour Leila, et 4 pour ses deux collègues.

Si vous avez d’autres sources de financements à l’emploi que ceux indiqués, vous ne devez pas les indiquer. L’ONE considère alors le financement comme "fonds propres". Vous pouvez également indiquer le financement en commentaire.  

Exception : le fonds de solidarité 1 a été assimilé à de l’APE/ACS. Vous pouvez l’indiquer ainsi (avec fonds 1 en commentaire).

Vous mettez pour le personnel remplaçant les mêmes financements que ceux de la personne remplacée. Par exemple :

  • Luna est subventionnée ONE. Elle est enceinte et est écartée pendant la durée de sa grossesse ainsi que pendant son congé de maternité. Elle travaillait à temps plein, et est remplacée par deux personnes à mi-temps (et vous décidez de demander la subvention ONE pour ces deux personnes) ;
  • Hermione travaille à mi-temps pour la crèche, financée avec des points APE. Pendant l’absence de Luna, elle augmente son temps de travail d’un mi-temps supplémentaire pour la remplacer. Vous indiquez donc subventionné ONE pour ce mi-temps supplémentaire ;
  • Vous engagez Cédric à mi-temps également pour remplacer Luna, vous l’indiquez également comme subventionné ONE.

4. Copie du contrat (si subventionné ONE)

Si le document a déjà été transféré à l'ONE, vous pouvez cocher la case "document déjà fourni à l'ONE". Si vous n’êtes pas certain.e de l’avoir déjà fourni, vous pouvez tout même cocher la case, nos collègues vous contacteront s’ils ont besoin des documents.

Cadre 3 : Formations initiales

Attention, à ce stade l’ONE ne fait pas de validation automatique sur les formations introduites et les fonctions exercées. Dans un second temps, nous voudrions afficher les fonctions que la personne est qualifiée à exercer sur base des formations introduites.

L’option "autre" vous permet d’inscrire une formation qui n’est pas présente dans la liste.  

Vous pouvez sélectionner "autre" et indiquer "sans formation".

Cadre 4 : Documents à garder à disposition de l'ONE (s’affiche uniquement pour les secteurs concernés)

L'échéance du 30 avril pour la validation de l'encodage est due au cadastre du non-marchand. Les dates des documents ne sont pas concernées. Par contre, elles sont nécessaires en vertu de l'article 55 de l'arrêté du 02 mai 2019 (qui demande aux POs d'envoyer la liste du personnel et les dates des documents à garder à disposition de l'ONE en janvier de chaque année et sur demande). Les dates des documents sont donc reprises dans Mon équipe afin de permettre un encodage unique et ne de pas redemander une liste de personnel sous un autre format. 

Etant donné la situation sanitaire, nous comprenons qu'il est difficile d'obtenir toutes les informations dans les temps. Nous avons donc enlevé les dates des documents de la validation du lieu. Pensez à revenir les encoder une fois que vous les avez obtenues, et à discuter avec votre Coordinateur.rice Accueil si vous éprouvez des difficultés à obtenir ces documents.

1. Original de l’extrait de casier judiciaire 596,2 modèle 2

Toutes les personnes ayant atteint l’âge de 18 ans et appelées à être en contact régulier avec les enfants accueillis.

2. Certificat médical de santé physique et psychique

Toutes les personnes de plus de 15 ans appelées à être en contact régulier avec les enfants accueillis.

Le certificat doit être renouvelé annuellement.

Oui, à condition qu’il soit bien signé par un médecin.

Avec le confinement, certaines visites de la médecine du travail ont été annulées. Dans ce cas, vous pouvez cocher la case "étendre le délai de renouvellement (circonstances exceptionnelles covid)" qui étendra le délai à un an supplémentaire. Nous vous recommandons d'en discuter avec votre coordinateur.trice accueil. En effet, la réglementation ONE demande bien un certificat médical annuel. Si la médecine du travail ne passe qu’un an sur deux, il faudra que le personnel en contact avec les enfants aille voir leur médecin traitant l’autre année. 

Non. Les documents ne font pas partie des données nécessaires pour la validation du lieu. La personne absente apparaît donc avec "données incomplètes" mais ce n’est pas bloquant. Si vous désirez faire disparaître le voyant "données incomplètes" pour les personnes absentes de longue durée, vous pouvez cocher la case "la personne n'est pas en contact régulier avec les enfants".

3. Preuve d’immunité contre la rubéole

Toute personne de sexe féminin ayant entre 15 et 50 ans appelée à être en contact régulier avec les enfants accueillis.

La preuve d’immunité doit être fournie une seule fois, lors de l’entrée en fonction dans le milieu d’accueil.

4. Aspects juridiques, RGPD, accès aux données

Via le portail PRO : les personnes auxquelles le PO donne accès (via itsme ou eID, ou via le login et le mot de passe). Le PO est en effet responsable de ce choix, et plus à même de décider qui doit pouvoir accéder aux données

A l’ONE : Les personnes travaillant pour le secteur concerné ont accès uniquement aux données dont elles ont besoin dans leur travail. Quand un agent ONE accède à la fiche d’une personne, le système informatique garde une trace de son activité (conformément au règlement RGPD).

  • Petite enfance (collectif, SAE, SAEMD, SASPE)  :  
    • Les coordinateurs ou coordinatrices accueil et conseillers ou conseillères pédagogiques ont accès aux données liées aux fonctions, temps de travail, formations, mais n’ont pas accès aux données liées à la rémunération.  
    • Les agents responsables des subsides ont accès à toutes les données encodées.  
    • Les agents amenés à accompagner les utilisateurs qui rencontrent des problèmes ont accès à toutes les données encodées.  
       
  • PSE  :  
    • Les agents du département accompagnement travaillant pour le secteur des PSE  
    • Les agents amenés à accompagner les utilisateurs qui rencontrent des problèmes  
       
  • SOS :  
    • Les agents du département accompagnement travaillant pour le secteur des PSE  
    • Les agents amenés à accompagner les utilisateurs qui rencontrent des problèmes


Au niveau des statistiques globales, anonymisées et non traçables vers une personne ni un milieu d’accueil spécifique : 

  • L’ONE 
  • Les politiques
  • Les fédérations et représentants des travailleurs
  • Les acteurs du secteur et donc : vous ! 

 (Le timing de cette étape dépendra du niveau d’encodage du secteur) 

Nous travaillons sur un niveau d'accès plus détaillé, afin que les administrateurs puissent donner des rôles spécifiques aux personnes qui encodent dans mon équipe (Mme Carole pourra encoder par exemple les formations et dates des documents clés, sans pour autant voir les salaires).

L’ONE n’a pas besoin de connaître cette information pour une personne ni une structure en particulier. Personne à l’ONE ne doit savoir que Juliette, puéricultrice à la crèche privée des petits cœurs, gagne 2900€ brut, ni que Nadine, directrice indépendante, touche une rémunération moyenne de 4000€ brut. Personne* n’a donc accès à ces données spécifiques. Ni le ou la coordinatrice accueil, ni l’agent de l’administration subrégional, ni le Directeur du Département Accueil Petite Enfance.
*Seule exception : le helpdesk, pour être capable d’assister les utilisateurs en demande. Même dans ce cas, des protections sont prises : le système informatique garde une trace des consultations de toutes les pages dans Mon Equipe. Les personnes du helpdesk sont bien conscientes qu’elles ont accès à des données sensibles et n’ont pas le droit d’aller les consulter sans bonne raison. 

Et donc, pourquoi demande-t-on ces informations ? Pas pour avoir une vue sur une équipe en particulier, mais pour avoir des statistiques globales sur le secteur. On sait que les salaires sont bas par rapport à l’importance du travail fourni, mais sans statistiques précises, les décideurs n’ont pas les outils nécessaires pour améliorer les choses et prendre des décisions opportunes. De même, on entend parfois que les crèches privées et les personnes qui travaillent sous le statut indépendant ont des rémunérations très avantageuses... Or, on sait bien que les nombreux frais et investissements dans la structure diminuent fortement les revenus générés par l’activité. C’est la première fois que l’on récolte ces données pour tout le secteur et c’est l’occasion de rendre compte de la situation réelle.

5. Autres questions

Non, il n’est pas prévu qu’un subside spécifique soit octroyé aux POs afin de compléter mon équipe.