Politique de confidentialité des données

L’Office de la Naissance et de l’Enfance est sensible à la protection de votre vie privée. Nous nous engageons à protéger et à traiter vos données à caractère personnel avec soin, transparence et dans le strict respect de la législation en matière de protection de la vie privée.

L’objectif de cette Politique de confidentialité des données est de vous informer de manière complète sur ce sujet. 

Elle explique comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel. Elle détaille également vos droits et la manière de les exercer. Nous vous invitons à prendre le temps de lire cette politique de confidentialité pour vous familiariser avec nos pratiques en la matière. Vous trouverez également de l’information en consultant le site belge de l’Autorité de protection des données en cliquant sur le lien suivant : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

Depuis le 25/05/2018, le Règlement général sur la protection des données ou RGPD (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données est d’application dans tous les pays de l’Union Européenne. 

Que signifie le terme « donné à caractère personnel » ?

Une donnée à caractère personnel est toute information à propos d’une personne physique qui peut être identifiée de manière directe ou indirecte. Il s’agit par exemple du nom d’une personne, d’une photo, d’un code, d’une date de naissance, d’une adresse ou de n’importe quel élément technique qui permet d’identifier une personne.

 

Que signifie le terme « responsable de traitement » ? DPO ?

Le traitement est toute opération portant sur des données à caractère personnel. Le traitement couvre tous les aspects liés à la collecte, l’enregistrement, la classification, la conservation, la modification, l’adaptation, l’archivage, l’utilisation, la transmission, la diffusion, la mise à disposition, le rapprochement, l’interconnexion, la destruction des données et donc toutes opérations qui s’exercent sur le cycle de vie des données. 

2.1 Qui est le responsable de traitement de vos données à caractère personnel ?

Le responsable de traitement au sens de l’article 4 du RGPD est :

L’Office de la Naissance et de l’Enfance
Chaussée de Charleroi 95,
B–1060 Bruxelles
Numéro d’entreprise : 0231.907.895

 

2.2 Coordonnées du délégué à la protection des données

Le Délégué à la Protection des Données peut être joint via le formulaire de contact ou par courrier postal à l’adresse :

DPO Office de la Naissance et de l'Enfance
Délégué à la Protection des données
Chaussée de Charleroi 95,
B–1060 Bruxelles

 

2.3 Coordonnées de l’autorité de protection des données :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
contact@apd-gba.be
http://www.autoriteprotectiondonnees.be

3.1 Données à caractère personnel non particulières ou communes :

Les données à caractère personnel de ce type permettent de vous identifier soit directement par votre nom, prénom, date de naissance soit indirectement par votre adresse courriel, par votre numéro de téléphone.


3.2 Catégorie particulière de données à caractère personnel ou données sensibles :

  • Données de type médical ou de type santé
  • Données de type psycho social
  • Données de type résultat d’examen médical
  • Données à caractère juridique

L’ONE offre des services où des données à caractère personnel sensibles sont traitées. Ces données sensibles sont nécessaires pour la bonne exécution des services et peuvent relever du secret professionnel. L’ONE garde une attention particulière à ce type de données sensibles de par leur nature. Cette attention est renforcée, car il s’agit de données de mineur et des familles ou tutelles. Ces données bénéficient d’une protection spécifique. 

Veuillez-vous référer au paragraphe « traitements des données à caractère personnel réalisés par l’ONE » en bas de cette page pour une information détaillée sur ce sujet.

Certaines de vos données peuvent être directement collectées quand vous participez directement à un service dispensé par l’ONE. 

  • Via des structures de l’one : crèches, consultations, garderie ;
  • Via des activités : activités temps libre, air de vacances ;
  • Via des visites : au sein d’un hôpital au niveau des maternités ;
  • Via des inscriptions en ligne ou par internet ;
  • Via des formulaires de l’one ;
  • Via des visites sur nos web sites ;
  • Via des interconnexions.

Veuillez-vous référer au paragraphe « traitements des données à caractère personnel réalisés par l’ONE » en bas de cette page pour une information détaillée sur ce sujet.

L’ONE traite vos données à caractère personnel en conformité avec les finalités de son contrat de gestion et à des fins uniques de missions publiques, afin de remplir ses obligations légales ou avec votre consentement explicite ; Pour chaque traitement, seules les données pertinentes dans le cadre de la finalité sont traitées. 

Veuillez-vous référer au paragraphe « traitements des données à caractère personnel réalisés par l’ONE » en bas de cette page pour une information détaillée sur ce sujet.

Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que la finalité ou qu’une obligation légale l’exige.

Veuillez-vous référer au paragraphe « traitements des données à caractère personnel réalisés par l’ONE » en bas de cette page pour une information détaillée sur ce sujet.

L’accès à vos données à caractère personnel n’est autorisé qu’aux seules personnes mandatées dans le cadre des finalités professionnelles de l’ONE et dans le cadre des missions publiques du contrat de gestion de l’ONE. Les agents ou toutes personnes portant un mandat pour l’ONE sont tenus à une stricte discrétion professionnelle et doivent respecter toutes les mesures organisationnelles et techniques dans le cadre de la politique de sécurité de l’ONE pour garantir cette confidentialité des données à caractère personnel. En mettant en œuvre les moyens organisationnels et techniques pour protéger vos données à caractère personnel, nous voulons éviter que des personnes non autorisées y aient accès, les altèrent où les détruisent. 

Nos sites internet contiennent des liens vers des sites de tiers (partenaire, médias sociaux, plateforme, événement, … ) dont les conditions d’utilisation et de confidentialité ne sont pas sous la responsabilité de cette politique de confidentialité et de l’ONE. Cependant, nous apportons une grande attention aux liens et à nos partenaires face à cette confidentialité liée aux données à caractère personnel. Il est donc conseillé aux usagers de consulter de la même manière les politiques de confidentialité des sites de tiers et de tous autres services. 

Dans le cadre de la protection des données et de la confidentialité, vos données sont accessibles uniquement par des agents qui sont habilités par leurs tâches fonctionnelles et dans l’exercice de leur fonction. En outre, des structures financées directement par l’ONE participent de la même manière à l’accès aux données sous la responsabilité de l’ONE. L’ONE traite aussi avec des sous-traitants, qui sont des partenaires contractuels pour certains services et dans le cadre des missions de l’ONE. L’ONE établit des contrats et des conventions pour garantir cette confidentialité. Les sous-traitants sont sous la responsabilité de l’ONE. Les sous-traitants s’engagent à garantir cette confidentialité et n’utilisent les données que dans le cadre des tâches ou traitements qui sont définis au niveau du contrat ou de la convention de traitement de données. Lorsque l’ONE doit transmettre vos données à des tiers, par exemple lorsque la loi l’y oblige, ce n’est jamais pour une utilisation commerciale.

Veuillez-vous référer au paragraphe « traitements des données à caractère personnel réalisés par l’ONE » en bas de cette page pour une information détaillée sur ce sujet.

 

Dans certains cas, nous transférons vos informations à caractère personnel peuvent être transférées vers des pays hors EU ou dans l’EEE.

Veuillez-vous référer au paragraphe « traitements des données à caractère personnel réalisés par l’ONE » en bas de cette page pour une information détaillée sur ce sujet.

L’ONE s’engage à respecter les droits qui vous sont conférés par le RGPD sur vos données à caractère personnel et à répondre à vos demandes endéans les 30 jours calendriers. Toutefois, en cas de requêtes multiples et/ou complexe, ce délai pourra être prolongé de 60 jours.

10.1 Le droit d’accès 

Vous pouvez nous demander de vous informer si des données personnelles vous concernant sont traitées par nos soins.

Si un tel traitement a ou a eu lieu, vous pouvez nous demander les informations suivantes :

  • Les finalités pour lesquelles les données personnelles sont traitées.
  • Les catégories de données personnelles traitées.
  • Les destinataires avec lesquels les données à caractère personnel vous concernant ont été ou sont encore partagés.
  • La durée de conservation des données personnelles vous concernant ou, si celle-ci n’a pas pu être évaluée précisément, les critères de détermination de celle-ci.
  • L’existence d’un droit de rectification ou de suppression de vos données personnelles vous concernant, d’un droit de limitation du traitement par le responsable du traitement ou d’un droit d’opposition à un tel traitement ainsi que l’existence d’un droit de recours auprès d’une autorité de contrôle.
  • Toute information disponible sur l’origine des données à caractère personnel vous concernant si celles-ci n’ont pas été collectées auprès de vous.
  • L’existence d’un éventuel processus décisionnel automatisé, y compris de profilage, et les informations utiles sur la logique en cause ainsi que sur la portée et les effets escomptés qu’un tel traitement pourrais avoir sur vos droits et libertés.
  • Si les données à caractère personnel vous concernant sont transférées à un pays tiers ou à une organisation internationale. Dans ce contexte, vous pouvez demander à être informé des garanties appropriées dans le cadre de la transmission.

Vous avez le droit de recevoir une copie de vos données à caractère personnel qui font l’objet d’un traitement. L’ONE pourrait toutefois ne pas donner suite à des demandes manifestement abusives, notamment par leur nombre ou par le caractère répétitif. Si la demande est soumise par voie électronique, les renseignements doivent être fournis dans un format électronique standard, sauf indication contraire.

En outre, le droit d’accès peut être réservé et pourrait être encadré à l’aide d’un professionnel en fonction de la nature des données (données de type santé, psycho sociale, etc. ).

Le droit de recevoir la copie ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d’autrui.
 

10.2 Le droit à la rectification

Vous avez le droit de demander la rectification des données à caractère personnel qui vous concernent et qui sont incorrectes ou incomplètes.


10.3 Le droit à l’effacement

Vous avez le droit de demander la suppression immédiate des données à caractère personnel vous concernant.

    10.3.1 Obligation d’effacement

Le cas échéant, l’one procèdera immédiatement à la suppression de celle-ci pour autant que :

  • La collecte concerne un mineur sans le consentement de l’autorité parentale.
  • Les données à caractère personnel vous concernant ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
  • Vous révoquez votre consentement, sur lequel le traitement était fondé selon l’article 6.1.a ou l’article 9.2.a du RGPD et le traitement ne repose sur aucune autre base juridique.
  • Vous vous opposez au traitement conformément à l’article 21.1 du RGPD et il n’y a pas de raisons impérieuses et légitimes pour le traitement.
  • Vous vous opposez au traitement conformément à l’article 21.2 du RGPD.
  • Les données à caractère vous concernant ont fait l’objet d’un traitement illicite.
  • L’effacement des données personnelles vous concernant est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale en vertu du droit communautaire européen ou du droit des États membres auquel l’ONE est soumise.
  • Les données à caractère personnel vous concernant ont été collectées dans le cadre des services de la société de l’information assurés conformément à l’article 8.1 du RGPD.
  • Les données dépassent le délai déterminé par les durées de « rétention » de l’organisme.

 

    10.3.2 Données rendus publics

Si nous avons rendu publiques les données personnelles vous concernant et que nous sommes tenus de les supprimer conformément à l’article 17.1 du RGPD, nous prendrons des mesures appropriées, y compris des mesures techniques, compte tenu de la technologie disponible et des coûts de mise en œuvre, pour informer les responsables du traitement des données qui traitent les données personnelles que vous, en tant que personne concernée, avez demandé la suppression de tous les liens vers ces données personnelles ou de copies ou de réplications de ces données personnelles.


    10.3.3 Exceptions

Le droit de suppression peut être refusé pour autant que le traitement est nécessaire

  • Afin de permettre l’exécution d’une obligation légale requise pour le traitement en vertu du droit communautaire européen ou des États membres auxquels le responsable du traitement est soumis ou l’exécution d’une mission d’intérêt public ou dans l’exercice de l’autorité publique conférée au responsable du traitement.
  • Pour des raisons d’intérêt public dans le domaine de la santé publique, conformément à l’article 9.2.h, 9.2.i et 9.3 RGPD.
  • À des fins d’archivage dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques conformément à l’art. 89 al. 1 du RGPD, dans la mesure où la loi visée au point a) est susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs d’un tel traitement, ou
  • Afin de faire valoir, d’exercer ou de défendre des droits légaux ;
  • Afin de permettre l’exercice de la liberté d’expression et d’information.

 

10.4 Le droit à limitation de traitement

Vous avez droit à la limitation de traitement. 

Cette limitation est possible dans certains cas précis qui sont : 

  • Quand vous contestez vos données à caractère personnel.
  • Si les données ne sont plus nécessaires à la poursuite des finalités de traitement et que vous en avez besoin par exemple pour l’exercice ou une défense en justice.
  • Quand il y une opposition au traitement.
  • Quand le traitement est illicite.

 

10.5 Le droit à la portabilité

Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, commun et lisible par machine. Vous avez également le droit de transférer ces données à un autre responsable sans notre intervention, pour autant que

  • Le traitement soit fondé sur le consentement conformément à l’article 6.1.a du RGPD ou à l’article 9.2.a du RGPD ou sur un contrat conformément à l’article 6.1.b du RGPD.
  • Le traitement soit effectué à l’aide de méthodes automatisées.

En exerçant ce droit, vous avez également le droit de demander que les données personnelles vous concernant soient transférées directement d’un responsable du traitement à un autre, dans la mesure où cela est techniquement possible. Les libertés et les droits d’autres personnes ne doivent pas en être affectés. Ce droit à la portabilité ne peut pas s’appliquer aux traitements de données à caractère personnel nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou dans l’exercice de l’autorité publique qui nous sont conférés.


10.6 Le droit d’opposition

Vous pouvez exercer à tout moment votre droit d’opposition, pour des raisons découlant de votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant, en vertu de l’article 61.e ou 6.1.f du RGPD ; ceci s’applique également au profilage qui serait effectué sur la base de ces dispositions.

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement des données personnelles vous concernant à des fins statistiques, conformément à l’art. 89, al. 1 du RGPD, pour des raisons découlant de votre situation particulière.

Vous avez la possibilité d’exercer votre droit d’opposition dans le cadre de l’utilisation des services de la société de l’information au moyen de procédures automatisées utilisant des spécifications techniques, nonobstant la directive 2002/58/CE.

Nous ne traiterons plus les données personnelles vous concernant, sauf si nous pouvons apporter la preuve de raisons impérieuses dignes de protection pour le traitement, qui l’emportent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement sert à faire valoir, à exercer ou à défendre des droits légaux.

Votre droit d’opposition peut être limité dans la mesure où il est susceptible de rendre impossible ou d’entraver sérieusement la réalisation d’objectifs statistiques et où la limitation est nécessaire à la réalisation d’objectifs statistiques. Vous pouvez vous opposer aux traitements basés sur l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité public pour autant que vous mettiez en évidence des raisons légitimes tenant à votre situation particulière.


10.7 Droit d’objecter à la prise de décision automatisée dans les cas individuels, y compris le profilage

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, et entraînant des effets juridiques à votre encontre ou vous affectant de manière significative et de manière similaire. Cette disposition ne s’applique pas lorsque la décision :

  • Est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat entre vous et l’ONE.
  • Est admissible en vertu du droit communautaire européen ou de l’État membre auquel l’ONE est soumise et lorsque ce droit prévoit des mesures appropriées pour sauvegarder vos droits et libertés et vos intérêts légitimes ou
  • Est pris avec votre consentement explicite.

Toutefois, ces décisions ne peuvent pas être fondées sur des catégories particulières de données à caractère personnel selon les termes de l’article 9.1 du RGPD, sauf dans le cas où l’article 9.2.a ou 9.2.g s’applique et que des mesures appropriées ont été prises pour protéger vos droits et libertés et vos intérêts légitimes.

En ce qui concerne les cas visés aux points A et C ci-dessus, nous prendrons les mesures appropriées pour sauvegarder vos droits et libertés ainsi que vos intérêts légitimes, y compris au moins le droit d’obtenir l’intervention d’une personne de l’ONE, d’énoncer votre propre position et de contester la décision.


10.8 Droit de retrait de consentement au traitement de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel. La révocation du consentement n’affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu’à la révocation.


10.9 Limitations des droits 

Dans certains cas l’exercice de certains droits peut être limité. La description des traitements ci-après dans cette politique de confidentialités détaille pour chacun d’eux les éventuelles limitations ou conditions particulières.

Veuillez-vous référer au paragraphe « traitements des données à caractère personnel réalisés par l’ONE » en bas de cette page pour une information détaillée sur ce sujet.


10.10 Exercice de vos droits

Vous adressez vos demandes d’exercice de droits au Délégué à la Protection des Données de l’one dont vous trouvez les coordonnées au paragraphe 2.2 de la présente politique de confidentialité détaillée. Cette demande contiendra l’objet de celle-ci et sera datée et signée. 

Afin de pouvoir vérifier votre identité :

  • La demande par courrier comprendra une copie recto/verso de votre carte d’identité
  • La demande par le formulaire comprendra elle un document décrivant la demande et signé électroniquement au moyen de votre d’identité. Dans le cas où il ne vous serait pas possible de produire une telle signature, le Délégué à la Protection des Donnée vous contactera afin de déterminer avec vous un autre moyen de vérifier votre identité.

Dans le cas où la demande concernerait un enfant sur lequel vous exercez l’autorité parentale, une déclaration sur l’honneur attestant de celle-ci et signée par vous sera jointe à la demande.


10.11 Droit de recours auprès d’une autorité de surveillance

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou judiciaire, vous disposez d’un droit de recours auprès d’une autorité de contrôle, notamment dans l’État membre dans lequel vous résidez, travaillez ou soupçonnez une infraction, si vous estimez que le traitement des données à caractère personnel vous concernant est contraire au RGPD.

L’autorité de contrôle auprès de laquelle la plainte a été déposée informe le plaignant de l’état et des résultats de la plainte, y compris la possibilité d’un recours juridictionnel en vertu de l’article 78 du RGPD. L’autorité de contrôle responsable est l’Autorité de Protection des Données belge dont vous trouvez les coordonnées au paragraphe 2.3 de la présente politique de confidentialité détaillée.

L’ONE se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité conformément à la réglementation sur la protection des données. La version en vigueur est celle disponible sur cette page.

Si l’ONE décide de traiter vos données à des finalités autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, nous vous en informerons au préalable tel que prévu par la loi.

12.1 Médecine préventive

    12.1.1 Dépistage de la surdité

La participation volontaire au programme de dépistage de la surdité chez les nouveau-nés implique un traitement de vos données à caractère personnel ainsi que celles de l’enfant. Afin d’assurer le suivi des dépistages, les données récoltées dans le cadre de ces tests ne sont communiquées qu’à des professionnels des soins de santé (institutions hospitalières, médecin ORL, pédiatre, personnel hospitalier chargé du dépistage, …) et aux gestionnaires des données qui les traiteront (centres de dépistage et de référence). Les données du nouveau-né sont également anonymisées (cela signifie que votre enfant ne peut absolument plus être identifié) en vue de leur traitement ultérieur à des fins d’épidémiologie et de statistique. Ce traitement permet notamment d’évaluer la qualité et l’efficacité du programme de dépistage en Fédération Wallonie-Bruxelles. Plus d’informations sur les dépistages, le traitement des données et les acteurs du programme : www.depistageneonatal.be.

  • Population(s) concernée(s) : Parents et enfants participants, sur base volontaire, au programme de dépistage de la surdité. Professionnels de la santé impliqué dans le processus de dépistage.
  • Catégories de données collectées : Données relatives aux parents : identité et antécédents de surdité. Identité des enfants concernés. Fiches signalétiques concernant le médecin et la sage-femme de liaison dans chaque maternité comprenant nom, prénom, numéro de téléphone professionnel et adresse email professionnelle. Nom du médecin de référence.
  • Méthode de collecte : Manuelle.
  • Finalités du traitement : Dépister précocement un problème de surdité en appliquant un test standardisé chez tous les nouveau-nés dès 24h de vie.
  • Fondement du traitement : Tâche d'intérêt général ou exercice de l'autorité publique fondée sur l’Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 27 mai 2009 en matière de dépistage néonatal systématique de la surdité en Communauté française et l’Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 9 janvier 2020 en matière de dépistage d'anomalies congénitales en Communauté française.
  • Durée de rétention des données : 10 ans.
  • Les données du nouveau-né sont également anonymisées (cela signifie que votre enfant ne peut absolument plus être identifié) en vue de leur traitement ultérieur à des fins d’épidémiologie et de statistique. Ce traitement permet notamment d’évaluer la qualité et l’efficacité du programme de dépistage en Fédération Wallonie-Bruxelles.
  • Ce traitement ne débouche pas sur un profilage et/ou une décision automatisée.
  • Sous-traitants : Centre d’Epidémiologie Périnatale CEpiP asbl. FRATEM, Charleroi.
  • Limitation de droits : néant.