Molenbeek / Saint-Gilles

La cellule archives est responsable de la politique d’archivage au sein de l’ONE, de l’organisation de la prise en charge des différents documents/dossiers ainsi que de leur classement. Il est également en contact régulier avec tous les services de l’ONE en vue de les conseiller, les informer et organiser les rapatriements d’archives. La cellule archives est composée actuellement de 4 personnes.

Fonction

Nous sommes à la recherche d’une personne expérimentée en management participatif afin de superviser l’équipe. Vous mettez également la main à la pâte pour accompagner vos collaborateurs dans leurs tâches d’archivage. Vous stimulez la responsabilisation et la prise d’initiatives des équipes (support, formation, écoute,) par une attitude collaborative et ouverte.

• Organiser, coordonner et superviser le travail de l’équipe
• Répartir la charge de travail de manière équitable
• Superviser la stratégie de classement mise en place par l’archiviste avec votre collaboration tout en participant à celui-ci
• Rédiger et mettre à jour les procédures d’archivage à destination des bénéficiaires
• Rédiger et mettre à jour les procédures de travail de l’équipe
• Soutenir, écouter et motiver les agents de la cellule archives et effectuer leur évaluation
• Vérifier la qualité des données encodées par l’équipe
• Superviser et organiser le classement/rangement des boîtes d’archives afin d’optimiser l’occupation du dépôt
• Effectuer ou superviser des recherches dans les archives à la demande de bénéficiaires internes ou externes en respectant les procédures strictes en matière d’accès aux données confidentielles
• Faire respecter ces procédures strictes d’accès aux données confidentielles en interne ou externe
• Contrôler et superviser la conformité des boîtes d’archives et informer les services concernés dans le cas contraire
• Alimenter et mettre à jour les stocks d’archives
• Renseigner les utilisateurs sur les modalités pratiques des consultations des archives (lieux, horaires…)
• Collaborer avec les archivistes de la FWB et des AGR.
• Se tenir informé de la législation en vigueur et des recommandations du Ministère de la FWB et des AGR.

Profil recherché

• Vous disposez d’un graduat/bachelier 
• Vous justifiez d’une expérience professionnelle probante de 2 ans en management
• Une expérience en tant qu’archiviste est un atout
• Vous êtes à même de comprendre la législation et les recommandations en lien avec l’archivage
• Vous bénéficiez de compétences rédactionnelles (rédaction de documents sur base d’une analyse ciblée des données et d’un jugement critique de l’information…). Vous êtes apte à intégrer et synthétiser des informations provenant de sources variées
• Vous êtes une personne de référence pour vos pairs : vous fournissez des conseils et recherchez des solutions adaptées aux besoins en recourant à une approche-conseil transparente et objective
• Vous démontrez de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats
• Vous anticipez et appréciez la charge de travail pour la planifier, vous décelez les urgences et les priorités, acceptez les imprévus et recherchez les solutions
• Vous communiquez efficacement, êtes ouvert à la collaboration et orienté service : la fonction s’inscrit dans une logique de travail étroit avec différents partenaires.
• Vous êtes doté d’un esprit analytique ; vous analysez les données de manière ciblée
• Vous faites preuve de déontologie et d’éthique professionnelle
• Vous avez l’esprit d’équipe : vous favorisez une ambiance positive et créez un sentiment d’appartenance au groupe en encourageant la communication
• Vous faites preuve d’autonomie et de proactivité dans la gestion de votre travail (capacité d’initiatives, de discernement, d’organisation)
• Vous vous impliquez dans votre travail : vous vous fixez des standards de qualité en contrôlant votre travail pour éliminer les erreurs
• Vous êtes flexible et faites preuve de polyvalence dans vos tâches

Offre

• 2.770,50 € bruts mensuels à l’indice actuel & 2 annéeS d’ancienneté) - Echelle barémique 250/1
• Titres-repas de 6,60 €/jour presté (retenue de 1,24 €)
• Transports en commun gratuit (domicile/lieu de travail)
• Pécule de vacances
• Prime de fin d’année
• 27 jours de congé annuel
• Jours fériés extra-légaux
• Congés du 25/12 au 1/1.
• Larges possibilités de formations en cours de carrière
• Plage horaire flexible
• Télétravail: la nature de la fonction n’est pas compatible avec le télétravail. Le responsable peut en bénéficier à raison de maximum 1 jour par semaine
• Assurance hospitalisation & avantages sociaux (sous conditions)   

Postuler

La sélection se déroulera en 2 phases :

• Assessment Center entre le 20/05
• Entretien de sélection portant sur la motivation et les compétences humaines et techniques le 07/06

^{Sur base du nombre de candidatures reçues, nous nous réservons le droit de limiter le nombre de candidatures en adéquation avec les critères de diplôme (+ orientation) et d’expérience éventuelle. Toutes nos offres d’emploi sont accessibles prioritairement au personnel interne}

jusqu'au 12/05/2024 inclus

Contact

Elaine Fontaine - Conseillère en Recrutement & Sélection

0499/77.00.57